De klant
De Kliniek Sint-Jan, in het hartje van Brussel, wil een kwaliteitsvolle service bieden en streeft onafgebroken naar verbetering. Mede dankzij de steun van haar 1.400 uiterst gespecialiseerde medewerkers, verspreid over drie sites (Kruidtuin, Middaglijn en Leopold I), biedt de kliniek gepersonaliseerde en kwaliteitsvolle zorgverlening om de gezondheid en het welzijn van de patiënt te verbeteren en te bevorderen.
Het project
Sinds 2014 stelde de kliniek vast dat er problemen waren op het vlak van internetaanwezigheid en communicatie binnen de instelling :
- de website was verouderd en nog moeilijk te onderhouden
- de website beantwoordde niet aan de verwachtingen op mobiel vlak
- de gedrukte communicatie was te vluchtig: artsengidsen, uurroosters, buitengewone communicatie, bijvoorbeeld de communicatie die noodzakelijk was toen in de wijk van de kliniek werkzaamheden werden uitgevoerd, enz.
- de kliniek kampte met een almaar feller concurrerende omgeving.
Deze verschillende vaststellingen hebben de kliniek ertoe gebracht om over de strategie na te denken en een bestek op te maken voor de verwezenlijking van een platform.
Doelstellingen
- de communicatie van de kliniek in een nieuw kleedje steken
- een echt centraal, interactief en dynamisch platform creëren: kandidaturen beheren, informatie opzoeken, …
- zo snel mogelijk zo exact mogelijke informatie verstrekken, aan het patiënteel en aan de talrijke medewerkers van de kliniek.
Aanpak
“We zijn samen met Contraste Digital iteratief en soepel te werk gegaan om op het ogenblik dat aan de oplossingen en tests werd gewerkt, duidelijk te stellen welke behoeften en wensen er waren, om zo te komen tot een uiteindelijke test- en implementatiefase. De Go Live werd voorafgegaan door een fase van intern gebruik, waardoor na de officiële terbeschikkingstelling heel wat onaangename verrassingen vermeden konden worden.
Contraste Digital herdefinieerde ook de structurering van de content en definieerde een nieuwe informatiearchitectuur. Er werd een ergonomische analyse gemaakt, geïllustreerd door wireframes. Dat alles in het kader van een Mobile First-aanpak.
Het project werd gerealiseerd met het Open Source-CMS Drupal 7. We waren bijzonder opgetogen over de vindingrijkheid waarmee Contraste Digital effectief op onze verlangens inging en tegelijkertijd de moeilijkheden van kant-en-klare modules moest omzeilen, die uiteindelijk een meerkost opleveren zoals je die maar al te zelden tegenkomt in de kostenraming van Open Source-oplossingen.
Bijzonder veel aandacht werd besteed aan de opmaak van het participatieproces, waarbij de verschillende diensten content hebben opgesteld. Uiteraard hebben we Contraste Digital ook ingeschakeld om de teksten weer samen te voegen en te centreren zodat ze voldoen aan de vereisten van Webwriting.
Het project dekte de communicatiekanalen, de werkmethodes en de interne processen, maar ook de invoering van korte cycli.”
Florence Feys
Communicatie Verantwoordelijke aan Kliniek Sint-Jan
Oplossing
De Kliniek Sint-Jan beschikt nu over een informatieplatform, waarmee ze aan elke doelgroep van de kliniek informatie kan verstrekken, op de website en op de sociale netwerken.
Via de nieuwe website :
- kunnen patiënten en bezoekers de uurroosters van de artsen en verschillende diensten raadplegen
- kan online een afspraak worden gemaakt met een zorgverlener
- kan via een specifiek extranet informatie verstrekt worden aan en gecommuniceerd worden met de artsen
- kan op de sociale netwerken gecommuniceerd worden
- kunnen alle kandidaturen die HR ontvangt, via een back-officetool beheerd worden.
Conclusie
Voor een project voor een totaal herwerkte website is het essentieel dat de juiste partijen er vanaf het prille begin bij betrokken worden en dat zij het project tijdens de volledige duur ervan steunen via een strikt samenwerkingsproces.
Een ander fundamenteel aspect is het agentschap waarmee wordt samengewerkt. Het is van doorslaggevend belang dat een vertrouwensrelatie wordt opgebouwd die gebaseerd is op expertise en flexibiliteit.