Workflow Management

workflow management contrast consulting service

Orchestrer vos processus documentaires

Pour gérer les processus documentaires critiques, les entreprises s’équipent aujourd’hui de solutions collaboratives comme Microsoft 365. Mais qu'en est-il de l'orchestration de cette collaboration dans la nouvelle façon de travailler ?

Avant d’être numérisés dans un outil collaboratif, les documents circulent dans l'entreprise via le courrier classique, par e-mail ou encore au travers d’API. Dans MS365, ils sont créés, modifiés, vérifiés, partagés, approuvés, signés, envoyés, archivés...Pourtant, cela ne permet pas d’éviter un potentiel chaos lié à des processus incontrôlés.

Contrast Consulting vous accompagne dans la mise en place d’un outil performant de gestion de workflows. Nous proposons un système de workflow et d’alertes bien organisé, associé à un outil de signature électronique, qui aide à structurer et accélérer le processus sans négliger le respect des rôles et des phases d’approbation.

Notre solution permet de définir des modèles de workflow, de gérer leur exécution mais aussi de suivre l’état d'avancement du processus de gestion documentaire tout au long de l’exécution.

Modèles de workflow

Un modèle de workflow (ou template) permet de définir l'orchestration des différentes étapes d'un processus collaboratif et/ou les flux automatiques de documents provenant d'un système jusqu'à l'archivage et la livraison.  

Chaque modèle définit un workflow composé d'un ou plusieurs documents, la source de ces documents, les actions à effectuer et les données nécessaires pour réaliser ces étapes.  

Dans le modèle, nous définissons avec vous :   

  • La structure de données utilisée  
  • Les documents ou modèles utilisés  
  • Les pré-traitements effectués sur les données ou les modèles  
  • Les rôles des utilisateurs (gérer, éditer, approuver, signer...) et le planning à respecter 
  • Les processus avant le “gel” de la version finale (par exemple, l'ajout d'un QR code, la préparation du bloc de signature)  
  • Les outils et les séquences de signature  
  • Le post-traitement (archivage, envoi d'e-mails, notifications, téléchargement de données dans des systèmes en aval)  

Moteur de workflow

Le moteur de workflow pilote le workflow. Il adapte le statut du workflow en fonction des actions effectuées par les utilisateurs ou les applications externes (via les API).

Par exemple, lorsque tous les amendements sont prêts, le moteur de workflow modifie le statut du workflow en "Validation" lorsque des utilisateurs ont été définis pour effectuer la validation. Dans le cas contraire, il passera automatiquement à l'étape suivante.  

 

 

Un exemple de mise en œuvre de l'outil de gestion de workflow

Dans cet exemple, nous voyons le processus typique de création d'un contrat qui peut être géré avec notre outil. Tout d'abord, nous recueillons les données de base telles que les entreprises, les personnes et les adresses. Nous utilisons ces données pour compléter des modèles prédéfinis.

Dans l'étape suivante, les utilisateurs modifient les documents et, une fois terminés, les documents doivent être approuvés. L'étape suivante consiste à faire signer les documents par les différentes parties. La dernière étape est la distribution et l'archivage.