MyOrchestrator
Pour gérer les processus documentaires critiques de l'entreprise, les sociétés investissent dans des solutions collaboratives telles que Microsoft 365. Mais qu'en est-il de l'orchestration de cette collaboration dans la nouvelle façon de travailler ?
Avant de passer au tout numérique, les documents circulent dans l'entreprise et sont souvent reçus par courrier classique, e-mail ou API. Dans MS365, ils sont créés, signés et envoyés à un client, ils doivent être archivés ou modifiés, ils doivent être approuvés, etc.
Pour gérer ce chaos, Contrast Consulting peut vous aider à mettre en place un outil de gestion de workflow performant. Nous proposons un système de workflow et d'alertes bien organisé, associé à un outil de signature électronique, qui permet de structurer et d'accélérer le processus sans négliger le respect des rôles et des phases d'approbation.
Notre solution vous permet de définir des modèles de flux de travail, de gérer leur exécution et de suivre l'état du processus de gestion des documents tout au long de son exécution.
Modèles de workflow
Un modèle de workflow (ou template) permet de définir l'orchestration des différentes étapes d'un processus collaboratif et/ou les flux automatiques de documents provenant d'un système jusqu'à l'archivage et la livraison.
Chaque modèle définit un workflow composé d'un ou plusieurs documents, la source de ces documents, les actions à effectuer et les données nécessaires pour réaliser ces étapes.
Dans le modèle, nous définissons avec vous :
- La structure de données utilisée
- Les documents ou modèles utilisés
- Les pré-traitements effectués sur les données ou les modèles
- Les rôles des utilisateurs (gérer, éditer, approuver, signer...) et le planning à respecter
- Les processus avant le “gel” de la version finale (par exemple, l'ajout d'un QR code, la préparation du bloc de signature)
- Les outils et les séquences de signature
- Le post-traitement (archivage, envoi d'e-mails, notifications, téléchargement de données dans des systèmes en aval)
Moteur de workflow
Le moteur de workflow pilote le workflow. Il adapte le statut du workflow en fonction des actions effectuées par les utilisateurs ou les applications externes (via les API).
Par exemple, lorsque tous les amendements sont prêts, le moteur de workflow modifie le statut du workflow en "Validation" lorsque des utilisateurs ont été définis pour effectuer la validation. Dans le cas contraire, il passera automatiquement à l'étape suivante.
Un exemple de mise en œuvre de l'outil de gestion de workflow
Dans cet exemple, nous voyons le processus typique de création d'un contrat qui peut être géré avec notre outil. Tout d'abord, nous recueillons les données de base telles que les entreprises, les personnes et les adresses. Nous utilisons ces données pour compléter des modèles prédéfinis.
Dans l'étape suivante, les utilisateurs modifient les documents et, une fois terminés, les documents doivent être approuvés. L'étape suivante consiste à faire signer les documents par les différentes parties. La dernière étape est la distribution et l'archivage.
