Workflow Management
To manage the business Critical document processes companies invest in Collaborative solutions like Microsoft 365. But what about the orchestration of this collaboration in the new way of working?
Before going fully digital, documents are floating around in a company and are often received via classic mail, email, or API’s. In MS365, they are created, signed and send to a customer, they need to be archived or amended, they need to be approved, etc.
In order to manage this chaos, Contrast Consulting can help you to set up a high-performance workflow management tool. We offer a well-organised workflow and alert system, combined with an electronic signature tool, which helps to structure and speed up the process without neglecting respect for roles and approval phases.
Our solution allows you to define workflow templates, manage their execution and also to monitor the status of the document management process throughout the execution.
Modèles de workflow
Un modèle de workflow (ou template) permet de définir l'orchestration des différentes étapes d'un processus collaboratif et/ou les flux automatiques de documents provenant d'un système jusqu'à l'archivage et la livraison.
Chaque modèle définit un workflow composé d'un ou plusieurs documents, la source de ces documents, les actions à effectuer et les données nécessaires pour réaliser ces étapes.
Dans le modèle, nous définissons avec vous :
- La structure de données utilisée
- Les documents ou modèles utilisés
- Les pré-traitements effectués sur les données ou les modèles
- Les rôles des utilisateurs (gérer, éditer, approuver, signer...) et le planning à respecter
- Les processus avant le “gel” de la version finale (par exemple, l'ajout d'un QR code, la préparation du bloc de signature)
- Les outils et les séquences de signature
- Le post-traitement (archivage, envoi d'e-mails, notifications, téléchargement de données dans des systèmes en aval)
Moteur de workflow
Le moteur de workflow pilote le workflow. Il adapte le statut du workflow en fonction des actions effectuées par les utilisateurs ou les applications externes (via les API).
Par exemple, lorsque tous les amendements sont prêts, le moteur de workflow modifie le statut du workflow en "Validation" lorsque des utilisateurs ont été définis pour effectuer la validation. Dans le cas contraire, il passera automatiquement à l'étape suivante.
Un exemple de mise en œuvre de l'outil de gestion de workflow
Dans cet exemple, nous voyons le processus typique de création d'un contrat qui peut être géré avec notre outil. Tout d'abord, nous recueillons les données de base telles que les entreprises, les personnes et les adresses. Nous utilisons ces données pour compléter des modèles prédéfinis.
Dans l'étape suivante, les utilisateurs modifient les documents et, une fois terminés, les documents doivent être approuvés. L'étape suivante consiste à faire signer les documents par les différentes parties. La dernière étape est la distribution et l'archivage.
