Gestion documentaire : 7 raisons de repenser l’architecture globale !

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Découvrez pourquoi repenser de manière globale l’architecture de votre système d’information dans le cadre d’un projet de gestion documentaire.

Les entreprises intègrent aujourd’hui largement des logiciels de gestion électronique de documents (GED). Les bénéfices sont bien connus : accessibilité, collaboration, sécurité… Au sein des grandes organisations, nous constatons que les solutions se multiplient car chaque département s’équipe selon ses objectifs, ses préférences et ses spécificités.

Sur le long terme, ces choix induisent non seulement des limites en termes d’évolution mais également des risques pour la cohérence et l’intégrité des données. En effet, il ne faut pas perdre de vue que la gestion documentaire est un sujet qui concerne l’ensemble des départements d’une organisation et la communication non seulement interne mais aussi externe.

Repenser l’architecture globale de votre système d’information du point de vue de la gestion documentaire permet d'évoluer réellement vers le “paperless” et d’offrir une grande fluidité dans les échanges et une cohérence des processus. C’est aussi l’opportunité d’aller au-delà du stockage et du classement des documents, en réévaluant le rôle de chaque logiciel et l’ajout de nouvelles fonctionnalités.

Focus sur 7 bonnes raisons de repenser la gestion documentaire dans une architecture unifiée pour décupler ses bénéfices.

Se préparer pour le cloud

La question du mode d’architecture reste une composante sensible pour beaucoup d’organisations. Placer l’ensemble des documents de l’entreprise dans le cloud suscite encore beaucoup des réticences. Pourtant, la transition vers le cloud permet, dans bien des cas, de sécuriser les données. Elle offre en effet une structure rigoureuse, une meilleure maîtrise de la localisation des documents, et un cadre strict pour des opérations telles que les transferts ou les workflows d’approbation. La génération de documents “as a service” possède également des atouts en terme de fiabilité et d’accessibilité.

Aujourd’hui, les entreprises se trouvent souvent dans des contextes hybrides où plateformes cloud côtoient solutions hors du cloud. Il en va donc de même des documents et contenus avec la complexité et les risques que cela génère. Disposer d’une architecture centrale, capable d’évoluer vers un architecture cloud est donc aujourd’hui indispensable.

Centraliser la génération de documents

Un projet pensé de manière globale permet également d’envisager une gestion uniforme de la génération de documents. Dans les grandes entreprises, il n'est pas rare de voir coexister plus de 10 manières différentes de générer des .pdfs. Outre les coûts de licences qui s’additionnent, chaque modification des visuels et des données de l’entreprise, génère un projet de grande ampleur.

Si des informations telles que les logos, les adresses sont gérées en 1 seul endroit, elles peuvent être utilisées pour générer des documents pour l’ensemble des départements. Factures, contrats, devis, brochures profitent d’une source unique d’information. Tout changement du “corporate house style” devient facile et rapide à déployer.

Lancer des actions marketing

L’utilisation d’un composant de génération de documents centralisée permet l’utilisation d’espaces libres qui peuvent, tout en respectant la charte de l’entreprise, être utilisés par exemple par le marketing pour mettre en avant des produits ou services annexes, ou une actualité de l’entreprise sur des documents tels que factures ou bons de livraison.

Sans toucher aux process, sans impact sur le métier, cela offre la possibilité d’utiliser les espaces vides sur les documents pour pousser des contenus pertinents pour les clients. Cette technique, largement utilisée par les telecom, est très efficace et rentable.

Réduire les coûts

La propension de chaque département à s’équiper de ses propres outils engendre bien sûr des coûts conséquents.

Outre les frais de licences, la mise en place d’une architecture globale de gestion documentaire permet de réduire significativement les coûts de maintenance. En effet, l’entreprise a la possibilité d’optimiser la gestion des ressources de support IT ainsi que l’équipe de développement. Tous se focalisent sur l’optimisation d’un système unique.

Réduire les risques

Nombreuses sont les entreprises à avoir déjà été confrontées à une situation critique d’un point de vue commercial ou légal en raison d’un manque d’efficacité des processus documentaires. Perte de documents, erreur de version, problème de conformité, sont autant d’ennuis qu’une architecture unifiée permet d’éviter. L'objectif est aussi d’améliorer le contrôle d’accès et de réaliser un audit régulier.

Elle permet aussi de se prémunir contre le départ d’un collaborateur disposant de toutes les compétences sur une solution, pour les seuls besoins de son département. Vous aurez la possibilité de créer une équipe d’une taille raisonnable au sein du département informatique et de disposer ainsi de back-up.

Intégrer la signature électronique

Parmi les outils complémentaires à la GED, la signature numérique est un des outils essentiels pour mener une organisation vers le “paperless”.

La mise en place d’un workflow digitalisé et automatisé, notamment pour la signature de contrats, fait gagner en rapidité mais aussi en sécurité. En moins d’1h, un document peut être signé par plusieurs directeurs et renvoyé à un client. Chacun reçoit une copie signée à la fin du processus. Le document est non modifiable, ne passe pas plusieurs fois par des scan et copies... La signature électronique apporte la garantie qu’aucune modification n’a été réalisée sur les termes du document.

Archivage digital

Une architecture globale garantit un accès durable à l’information et augmente la valeur des informations. Elle permet d’envisager un projet d’entreprise visant à classer et indexer les documents pour les retrouver facilement, et réduire les risques de perte ou de détérioration.

Pour cela, la condition essentielle de réussite est une classification des documents répondant à des règles rigoureuses, valables pour l’ensemble des collaborateurs. Celles-ci seront définies grâce à une analyse approfondie des flux documentaires de chaque département.

Parmi les autres avantages concrets de la mise en place de règles communes d’archivage, on citera la gestion de la durée de validité des documents au moyen des dates d’expiration.

En conclusion

Faire l’économie d’un projet d’architecture globale, c’est prendre le risque de ne pas pouvoir évoluer dans un environnement toujours plus complexe, diversifié et concurrentiel. La transformation digitale est partout et l’environnement documentaire a fortement évolué ces dernières années.

Si les entreprises se focalisent en priorité sur leur croissance commerciale et les processus susceptibles d’y contribuer, il semble que, sur le long terme, la réussite passera aussi par la mise en place d’une vraie stratégie d’entreprise pour la gestion documentaire et ses outils capables de servir l’ensemble des collaborateurs.