Contraste gère désormais tous ses appels téléphoniques via la solution Microsoft Teams. Une expertise que nous mettons aussi à disposition de nos clients.
Depuis un an, Microsoft Teams est devenu l’outil numéro 1 pour communiquer entre collègues. Mais qu’en est-il des communications avec l’extérieur de l’entreprise ?
Pour disposer d’un espace de travail complètement intégré, Contraste a sauté le pas et intégré la gestion des appels externes dans Teams : l’ensemble des lignes fixes a été transféré vers le service de téléphonie de Microsoft dans le Cloud. Contraste se dirige ainsi vers une communication totalement unifiée et intégrée. Un projet qui a été mené en seulement quelques semaines avec des bénéfices importants.
Ce projet est l’occasion de partager notre expérience, et les points clés, d’une solution que nos consultants proposent aussi de mettre en place pour les clients.
Téléphonie Teams : une communication totalement intégrée
Dans nos bureaux de Bruxelles, Namur et Liège, tous les appels arrivent désormais directement dans l’application Teams. En effet, grâce à la solution de téléphonie, il est aujourd’hui possible de recevoir et d’émettre des appels de et vers de lignes fixes ou des GSM directement à partir d’un PC.
L’organisation de la réception d’appels ne perd pas en qualité et en organisation. Tout comme une ligne téléphonique traditionnelle ou VoIP, Teams permet de gérer un flux d’appel en cascade.
L’appel peut ainsi être transféré ou passer du poste du réceptionniste vers un ou plusieurs autres postes de travail si celui-ci est occupé. La connexion à une boite vocale est également prévue. Un menu d’appel peut aussi être configuré pour orienter les interlocuteurs. Pour les centres d’appel, l'intégration avec d’autres solutions est possible pour offrir des fonctionnalités additionnelles telles que la gestion de queues d’appel.
Il est important de savoir que Teams ne vous demande pas de renoncer aux appareils fixes. En effet, pour les réceptionnistes, ou sur des sites industriels, les habitudes peuvent être conservées avec des postes téléphoniques fixes modernes à écran tactile.
Les avantages de la téléphonie sur Teams
La migration vers la téléphonie Teams répond clairement aux besoins actuels en termes de mobilité et de flexibilité. La qualité croissante du réseau internet laisse aujourd’hui véritablement la place son utilisation pour des services de téléphonie.
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Mobilité et pragmatisme
Certains départements, comme les Ressources Humaines, l’administration ou encore le service commercial, sont encore des utilisateurs réguliers des lignes fixes, à côté bien sûr des smartphones. Ce projet répond aux besoins actuels en termes de mobilité. Nos collaborateurs travaillent tous en télétravail, entre 30 et 100% du temps. Avec Teams, la téléphonie suit le collaborateur.
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Un outil unique pour la collaboration interne et externe
Grâce à ce nouveau système, il n'est plus nécessaire de se préoccuper de la déviation des appels, par exemple vers un GSM. Pour les collaborateurs, c’est très simple : une seule et même plateforme pour toutes les communications, totalement indépendante de l’appareil utilisé : PC, tablette ou smartphone. Votre entreprise dispose ainsi d’un seul outil de communication et de collaboration interne et externe.
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Une réduction des coûts significative
La téléphonie Teams vous garantit aussi une réduction conséquente des coûts. En effet, en remplaçant le prix d’une location mensuelle d’un système VoIP par une licence Teams, nous constatons une réduction des coûts globaux liés à la téléphonie de l’ordre de 30 à 40%. De plus, Le modèle économique lié à Teams profite des avantages inhérents au cloud : pas d’engagement sur le long terme et une flexibilité permettant de répondre aux besoins, et aux évolutions, de manière quasi instantanée.
Un projet réalisé en seulement quelques semaines
Pour une entreprise déjà équipée de Teams, la mise en place de la solution de téléphonie peut être très rapide.
Après avoir listé les numéros à conserver et les besoins des utilisateurs en termes formules d’abonnement (national, international...), ces informations sont simplement fournies à Microsoft et une date est définie pour la bascule vers le nouveau système. Il s’agit aussi de définir dans Teams les cascades d’appels. Cette compétence peut tout à fait être transférée à l’équipe IT du client pour gérer de manière autonome les changements.
La bascule vers la téléphonie Teams se déroule sans aucune interruption du service. Tous les numéros sont déjà assignés avant le jour J et la cascade d’appels est également déjà paramétrée.
Conclusion
La téléphonie Microsoft Teams est une démarche résolument moderne. Elle répond aux besoins en termes d’agilité, de mobilité et d’intégration. Néanmoins, beaucoup d'entreprises s'interrogent encore sur sa capacité à couvrir l'ensemble de leurs services téléphoniques.
Comment garantir l’adoption par les utilisateurs ? Tous les sites de mon entreprise doivent-ils basculer en même temps vers le nouveau système ? Quels sont les points d’attention lors de ce type de projet ? Ce système peut-il être utilisé par tout type d’entreprise, peu importe sa taille et son secteur d’activité ?
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