Document Management

Image à changer

Maak uw onderneming papiervrij.

Image à changer

De snelle digitalisering van onze wereld heeft geleid tot een exponentiële groei van bedrijfsgegevens en content.
Elke dag creëert en beheert uw onderneming massa’s bedrijfsdocumenten, contracten, voorstellen, marketingmateriaal, HR-richtlijnen, opleidingen, enz. Ze dragen allemaal in grote mate bij tot een goede werking en het algemene succes van een bedrijf.

Wat gebeurt er als u midden in een vergadering een bestand niet kunt vinden? Weet u wie dat specifieke document gecreëerd heeft en wie het achteraf nog mag wijzigen? Worden uw documenten op een veilige plek beschermd, opgeslagen en gearchiveerd? Kunt u er zeker van zijn dat alleen de juiste mensen ze kunnen opvragen en afdrukken? Hebt u er ooit aan gedacht om “paperless” te gaan en de kosten voor papier te drukken? Waarom zou u uw documentworkflow niet versnellen door de juiste software of tool te gebruiken?

Hulp bij de overstap van papierwerk naar papiervrij

Wij nemen de huidige papierprocessen in uw bedrijf onder de loep en helpen u bij de overstap van papierwerk naar papiervrij. We zorgen door projectbeheer en ondersteuning voor een naadloze overgang naar een “paperless office”. Een ontwerpspecificatie opstellen die perfect aan uw businessvereisten voldoet, is een prioriteit om van dit project een succes te maken. Van meet af aan moeten de kerngebruikers bij het project betrokken worden.

Implementatie van vernieuwende tools

Contraste kijkt waar kosten bespaard kunnen worden en legt ideeën en oplossingen voor om uw processen te automatiseren en te digitaliseren d.m.v. de recentste tools voor elektronisch documentbeheer (met o.a. Cloud-oplossingen), intelligente gegevensverzameling en oplossingen voor de workflow en de cyclus van aankoop tot betaling.

Onze adviseurs kunnen prat gaan op een grondige kennis van producten als Alfresco, MS Sharepoint, RedHat BRMS, oplossingen voor opslag op de Cloud, ... Ze krijgen opleidingen over de nieuwste releases, zodat zij u over de excellente functies ervan kunnen adviseren. Contraste biedt verder ook beheerde diensten om uw bedrijf te ondersteunen bij het scannen en archiveren van documenten en de verrichtingen in de postkamer, zoals de verwerking van vorderingen en facturen.

Veilig toegangsbeheer

U moet elektronische documenten opslaan, beheren maar ook traceren. Contraste bepaalt samen met u welke rol elke gebruiker speelt, op welk niveau documenten beveiligd worden, wie toegang heeft en hoe de automatisering gestructureerd moet worden, en stelt mee gedetailleerde activiteitslogs op. Al deze aspecten zijn essentieel om uw onderneming tegen claims en commerciële schade te beschermen. U zult in orde zijn met de wetgeving en elke medewerker kan het documentbeheer veilig gebruiken. Dankzij uw oplossing voor documentbeheer kunt u de documentstroom onder controle houden.