Document Management & Generation
De snelle digitalisering van onze wereld heeft geleid tot een exponentiële groei van bedrijfsgegevens en content.
Elke dag creëert en beheert uw onderneming massa’s bedrijfsdocumenten, contracten, voorstellen, marketingmateriaal, HR-richtlijnen, opleidingen, enz. Ze dragen allemaal in grote mate bij tot een goede werking en het algemene succes van een bedrijf.
Wat gebeurt er als u midden in een vergadering een bestand niet kunt vinden? Weet u wie dat specifieke document gecreëerd heeft en wie het achteraf nog mag wijzigen? Worden uw documenten op een veilige plek beschermd, opgeslagen en gearchiveerd? Kunt u er zeker van zijn dat alleen de juiste mensen ze kunnen opvragen en afdrukken? Hebt u er ooit aan gedacht om “paperless” te gaan en de kosten voor papier te drukken? Waarom zou u uw documentworkflow niet versnellen door de juiste software of tool te gebruiken?
Hulp bij de overstap van papierwerk naar papiervrij
Wij nemen de huidige papierprocessen in uw bedrijf onder de loep en helpen u bij de overstap van papierwerk naar papiervrij. We zorgen door projectbeheer en ondersteuning voor een naadloze overgang naar een “paperless office”. Een ontwerpspecificatie opstellen die perfect aan uw businessvereisten voldoet, is een prioriteit om van dit project een succes te maken. Van meet af aan moeten de kerngebruikers bij het project betrokken worden.
Implementatie van vernieuwende tools
Contraste kijkt waar kosten bespaard kunnen worden en legt ideeën en oplossingen voor om uw processen te automatiseren en te digitaliseren d.m.v. de recentste tools voor elektronisch documentbeheer (met o.a. Cloud-oplossingen), intelligente gegevensverzameling en oplossingen voor de workflow en de cyclus van aankoop tot betaling.
Onze adviseurs kunnen prat gaan op een grondige kennis van producten als Alfresco, MS Sharepoint, RedHat BRMS, oplossingen voor opslag op de Cloud, ... Ze krijgen opleidingen over de nieuwste releases, zodat zij u over de excellente functies ervan kunnen adviseren. Contraste biedt verder ook beheerde diensten om uw bedrijf te ondersteunen bij het scannen en archiveren van documenten en de verrichtingen in de postkamer, zoals de verwerking van vorderingen en facturen.
Veilig toegangsbeheer
U moet elektronische documenten opslaan, beheren maar ook traceren. Contraste bepaalt samen met u welke rol elke gebruiker speelt, op welk niveau documenten beveiligd worden, wie toegang heeft en hoe de automatisering gestructureerd moet worden, en stelt mee gedetailleerde activiteitslogs op. Al deze aspecten zijn essentieel om uw onderneming tegen claims en commerciële schade te beschermen. U zult in orde zijn met de wetgeving en elke medewerker kan het documentbeheer veilig gebruiken. Dankzij uw oplossing voor documentbeheer kunt u de documentstroom onder controle houden.
Beheer van documenttemplates
Contraste beveelt u de beste manieren aan om de kwaliteit te verbeteren en de output te uniformeren. Op basis van ons document- en sectorervaring helpen wij u om geautomatiseerde templates op te maken specifiek voor uw noden en capaciteit.
Indien u uw TCO wil verlagen, helpen wij u om alle tools voor documentproductie die geen standaard zijn, te verwijderen en naar Cloud-oplossingen te migreren. Wij bieden diensten aan voor Smart Documents Solution, EngageOne (DOC1), DocOrigin, Scriptura, Documentum, Papyrus, Jasper Reports, …
Analyse, implementatie & ondersteuning
Contraste beheert uw project van a tot z. Tijdens de analysefase concentreren we ons op bestaande systemen, de gebruikte workflows, maar ook op downstream systemen en gegevensinput.
Ons team implementeert een product om documenten te genereren en integreert het in een documentenwerkschema.
We kunnen voor u templates installeren en omzetten, werkstromen opnieuw implementeren, interfaces ontwikkelen, regressietests uitvoeren.
Na de “go live” helpt Contraste u om i.v.m. de oplossing kwaliteitsservice te kunnen blijven verstrekken. We beheren het geïnstalleerde systeem met upgrades en dagelijkse ondersteuning, ontwikkelen bijkomende interfaces en promoten de oplossing als onderdeel van de bedrijfsarchitectuur. We waken over de continuïteit van de diensten en zorgen ervoor dat de functionaliteiten geïnstalleerd kunnen worden.