Workflow Management
Voor het beheer van de bedrijf kritische documentprocessen investeren bedrijven in collaboratieve oplossingen zoals Microsoft 365. Maar hoe zit het met het orkestreren van deze samenwerking in de nieuwe manier van werken?
Voordat ze volledig digitaal gaan werken, zweven documenten rond in een bedrijf en worden ze vaak ontvangen via klassieke mail, e-mail of API's. In M365 worden ze aangemaakt, ondertekend en verzonden naar een klant, ze moeten worden gearchiveerd of gewijzigd, ze moeten worden goedgekeurd, enz.
Om deze chaos te beheersen, kan Contrast Consulting u helpen bij het opzetten van een hoogwaardige workflow management tool. Wij bieden een goed georganiseerd workflow- en waarschuwingssysteem, in combinatie met een tool voor elektronische handtekeningen, dat helpt om het proces te structureren en te versnellen zonder het respect voor rollen en goedkeuringsfasen te verwaarlozen.
Onze oplossing stelt u in staat om workflow templates te definiëren, de uitvoering ervan te beheren en ook de status van het documentbeheerproces tijdens de uitvoering te bewaken.
Workflow templates
Een workflow template is een definitie van een workflow, waarbij de organisatie van de verschillende stappen in een samenwerkingsproces of de automatische stroom van documenten uit een systeem tot aan de archivering en levering wordt georganiseerd.
Elke workflow template definieert een workflow bestaande uit één of meerdere documenten, de bron van deze documenten, welke acties er op deze documenten moeten worden uitgevoerd en welke gegevens er nodig zijn om deze stappen te voltooien.
In de workflow template definiëren we samen met u :
- De gebruikte gegevensstructuur
- De gebruikte documenten of sjablonen
- De pre-processen die worden uitgevoerd op de gegevens of de sjablonen
- Wie kan wat doen in welke volgorde (beheren, bewerken, goedkeuren, ondertekenen)
- De processen voor het bevriezen van de bundel (bijv. QR-code toevoegen, Handtekeningblokvoorbereiding)
- De ondertekeningstools en -sequenties
- De nabewerking (archivering, eMailing, meldingen, upload van gegevens in downstreamsystemen)
Workflow Engine
De workflow Engine bewaakt een geïnitieerde workflow. Het past de status van de workflow aan op basis van de acties die door de gebruikers of externe applicaties via rest API's worden uitgevoerd.
Bijvoorbeeld, wanneer alle bewerkers klaar zijn met het aanpassen, zal de workflow engine de status van de workflow veranderen in 'Validatie' wanneer er gebruikers zijn gedefinieerd om de validatie uit te voeren. Zo niet, dan gaat hij automatisch naar de volgende stap.
Een voorbeeld van de implementatie van de workflow tool
In dit voorbeeld, eContracts flow & digital signing applicatie, zien we het typische proces van contractcreatie. In het begin verzamelen we enkele basisgegevens zoals bedrijven, personen en adressen. We gebruiken deze gegevens om voor gedefinieerde sjablonen te vullen. In de volgende stap wijzigen de gebruikers de documenten en na afloop moeten de documenten worden goedgekeurd.
In de volgende stap worden de documenten door de verschillende partijen ondertekend. De laatste stap is de distributie en de archivering.
