Workflow Management
To manage the business Critical document processes companies invest in Collaborative solutions like Microsoft 365. But what about the orchestration of this collaboration in the new way of working?
Before going fully digital, documents are floating around in a company and are often received via classic mail, email, or API’s. In MS365, they are created, signed and send to a customer, they need to be archived or amended, they need to be approved, etc.
In order to manage this chaos, Contrast Consulting can help you to set up a high-performance workflow management tool. We offer a well-organised workflow and alert system, combined with an electronic signature tool, which helps to structure and speed up the process without neglecting respect for roles and approval phases.
Our solution allows you to define workflow templates, manage their execution and also to monitor the status of the document management process throughout the execution.
Workflow templates
Een workflow template is een definitie van een workflow, waarbij de organisatie van de verschillende stappen in een samenwerkingsproces of de automatische stroom van documenten uit een systeem tot aan de archivering en levering wordt georganiseerd.
Elke workflow template definieert een workflow bestaande uit één of meerdere documenten, de bron van deze documenten, welke acties er op deze documenten moeten worden uitgevoerd en welke gegevens er nodig zijn om deze stappen te voltooien.
In de workflow template definiëren we samen met u :
- De gebruikte gegevensstructuur
- De gebruikte documenten of sjablonen
- De pre-processen die worden uitgevoerd op de gegevens of de sjablonen
- Wie kan wat doen in welke volgorde (beheren, bewerken, goedkeuren, ondertekenen)
- De processen voor het bevriezen van de bundel (bijv. QR-code toevoegen, Handtekeningblokvoorbereiding)
- De ondertekeningstools en -sequenties
- De nabewerking (archivering, eMailing, meldingen, upload van gegevens in downstreamsystemen)
Workflow Engine
De workflow Engine bewaakt een geïnitieerde workflow. Het past de status van de workflow aan op basis van de acties die door de gebruikers of externe applicaties via rest API's worden uitgevoerd.
Bijvoorbeeld, wanneer alle bewerkers klaar zijn met het aanpassen, zal de workflow engine de status van de workflow veranderen in 'Validatie' wanneer er gebruikers zijn gedefinieerd om de validatie uit te voeren. Zo niet, dan gaat hij automatisch naar de volgende stap.
Een voorbeeld van de implementatie van de workflow tool
In dit voorbeeld, eContracts flow & digital signing applicatie, zien we het typische proces van contractcreatie. In het begin verzamelen we enkele basisgegevens zoals bedrijven, personen en adressen. We gebruiken deze gegevens om voor gedefinieerde sjablonen te vullen. In de volgende stap wijzigen de gebruikers de documenten en na afloop moeten de documenten worden goedgekeurd.
In de volgende stap worden de documenten door de verschillende partijen ondertekend. De laatste stap is de distributie en de archivering.
