De klant
De Belgische Confederatie van het Paard wil de belangen van zijn leden en van de paardensector in het algemeen verdedigen. Zij is per sector vertegenwoordigd bij de federale overheid, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de vakorganisaties op federaal en Europees vlak.
De BCP wil voor de paardensector transparante informatie ter beschikking stellen over de verschillende federale aangelegenheden, en niet alleen over de verplichte identificatie van alle paardachtigen, maar ook over het welzijn van de dieren, de toeleveringsketen, BTW, enz.
Het project
De klant beschikte over een gegevensbank, maar die was verouderd (gecreëerd in 2006). Ze bevatte 180.000 klantreferenties en na schoonmaak (dubbele inputs, fouten, …) nog 80.000 referenties.
De klant moest een gegevensbank en een gecentraliseerd informaticasysteem kunnen aanleggen.
Contraste Digital maakte een eerste analyse, om te begrijpen wat de BCP in het algemeen verwacht, en vervolgens een grondigere analyse, met wireframe ter ondersteuning. De confederatie vertrouwde op de expertise van Contraste Digital om beslissingen te nemen en de analyse en de keuzes van de gebruikers te richten.
De teams kregen regelmatig een interne opleiding, om de tool onafhankelijk te kunnen beheren. Bovendien werd voor het platform een 400 bladzijden dikke handleiding opgesteld, eveneens met de bedoeling om de teams van de Confederatie te helpen om vertrouwd te raken met de tool.
Doelstellingen
- Optimalisering van het werk: het werk vereenvoudigen, zodat het sneller kan worden uitgevoerd
- Financiële doelstelling: het aantal fouten en dubbele inputs verminderen
- Service aan de klant: reactiever antwoorden, door rechtstreekse toegang tot de informatie. Vóór het nieuwe systeem werd het volledige proces op papier beheerd.
- Absolute traceerbaarheid: welk paard behoort toe aan wie?
Nadering
Contraste Digital voerde een analyse op het eerste niveau uit om de wereldwijde verwachtingen van BCP te begrijpen en vervolgens werd een meer gedetailleerde analyse uitgevoerd met wireframe om dit te ondersteunen. De confederatie vertrouwde op de expertise van Contraste Digital om de analyse en de keuzes van de gebruikers te bepalen en te sturen.
Regelmatige ondersteuning door interne training is ingevoerd om teams onafhankelijk te maken in het beheer van de tool. Er werd ook een handleiding van 400 pagina's over het gebruik van het platform opgesteld, altijd met als doel te confederatieteams te helpen de tool te assimileren.
Oplossing
Dit waren de challenges bij de invoering van de nieuwe oplossing :
- Mensen :
- De verschillende visies binnen de organisatie op elkaar afstemmen: nationaal niveau, regionaal niveau en tot slot de verschillende fokkers
- 50 gesprekspartners beheren
- Veranderingsbestendigheid: voor het gebruik doen kiezen voor een webtoepassing
- Financieel : er volgden al snel budgettaire restricties, omdat de behoeften in eerste instantie slecht gedefinieerd werden; het budget werd te laag geraamd en was dan ook snel bereikt. Nadien moest elke ontwikkeling worden gerechtvaardigd op het vlak van return on investment, voor- en nadelen, enz.
- Techniek : integratie met derde systemen, zoals een archiveringssysteem (DIAS), boekhoudsoftware en online betalen (Winbooks) en de B.I.
Conclusie
Sinds het project werd afgerond, beschikt de BCP over een zeer volledige toepassing, die synoniem is met :
- tijdwinst
- operationele efficiency, met aanzienlijk minder verwerkingstijd (van informatie, een aanvraag, enz.) en aanzienlijk minder fouten
In dit stadium, ongeveer een jaar na de oplevering van de oplossing, wordt 70% van de aanvragen via het online kanaal behandeld.
Voor een volgende stap kan een grotere integratie met andere partners worden overwogen: FAVV, veeartsen, slachthuizen, … Sommige partners geven te kennen dat ze de toepassing graag in die richting zouden zien evolueren.