De Klant
Als jonge instelling van begin jaren 2000, heeft deze universiteit enkele duizenden studenten en honderden werknemers en leraren. Geïnstalleerd op verschillende sites,zijn de verwachtingen belangrijk in termen van veiligheid en vertrouwelijkheid in verband met haar wetenschappelijke uitrustingen en haar waardevolle kennis.
Het Project
In haar eerste levensjaren, had de Universiteit een beheersysteem met beperkte functionaliteit, waarbij de verdere evolutie op een dood spoor was door het einde van de support van de leverancier.
Om die reden was het noodzakelijk om een nieuwe oplossing met meer functionaliteiten te vinden om de Universiteit bij haar snelle ontwikkeling te ondersteunen.
Dit project, met aanzienlijke kosten, valt onder de regelgeving inzake overheidsopdrachten. Een aankoopprocedure, die voldoet aan alle wettelijke en verordening vereisten, moest gelanceerd worden.
Aanpak
Voor een project van dit type, met operationele en financiële risico’s, was het nodig om consultants met gedegen ervaring in openbare aanbestedingen aan te stellen, die in staat zijn om op tijd en met een kwalitatief proces dit project te leiden.
Inderdaad, in deze positie, wordt de projectmanager met vele gesprekspartners geconfronteerd : beheer van de Universiteit, gebruikers en anderen die in de ERP-oplossing geïnteresseerd zijn, leveranciers, regelgevende instanties. Het is daarom noodzakelijk om veel talenten te combineren en een afgemeten en verantwoorde aanpak te hebben.
Oplossing
Contraste heeft deze verantwoordelijkheid aan twee senior consultants toevertrouwd : een Program Manager en een Change Manager. De Program Manager nam de leiding over het project van begin tot einde, van workshops voor het verzamelen en prioritiseren van behoeften, budgetworkshops, marktanalyses, tot de productie van een openbare aanbesteding, de ontvangst van de aanbiedingen, hun analyse en de aanbeveling voor de selectie van een oplossing en een leverancier. Het opvolgen van het project tijdens de implementatie van de oplossing was een natuurlijke voortzetting van deze missie. De Change Manager zorgde voor de omnisbare taak het communiceren, overtuigen en winnen van de samenhang van alle belanghebbenden rondom het project en de gekozen oplossing.
De oplossing gekozen door de Universiteit was SAP, voornamelijk voor zijn functies van personeelsbeheer. Dit is een grootschalige oplossing, die aanzienlijke inspanningen van de organisatie vereist om zicht aan te passen en de voordelen ervan te plukken.
Conclusie
Dankzij onze ondersteuning, heeft de Universiteit zo snel mogelijk van de voordelen van de nieuwe oplossing kunnen profiteren, door altijd te proberen om problemen en blokkeringpunten op te lossen. Veranderingsbeheer, ondersteund door voortdurende communicatie met de teams, was de rode draad van deze aanpak. De oplossing is nu operationeel en wordt door alle gebruikers gebruikt.