La crise : une opportunité de simplifier la gestion des contrats sur le long terme ?

Dans votre métier, vous échangez chaque jour un nombre important de documents, qui sont amenés à être traités, validés et signés. Pour maintenir la productivité et l'efficacité dans cette période de crise où les contacts sociaux sont réduits, les outils de gestion de contrats et de signature électronique jouent un rôle crucial.

Tous les éléments du document ont-ils été vérifiés par les personnes concernées ?
Quel est le statut d'avancement de chaque document ?
Quelles sont les modifications apportées sur la version originale ?
Combien de temps faudra-t-il pour finaliser la signature du contrat ?

Ce sont des questions que vous vous posez probablement aussi...

Alors que l’avenir est incertain, la crise va induire un pas général vers la dématérialisation des entreprises, le fameux “paperless”. Elle est l’occasion de repenser et de simplifier votre gestion des contrats. Et si, paradoxalement, sans aucun contact physique, vos processus de contractualisation devenaient plus fiables et plus rapides ?

Chez de nombreux clients qui ont mis en place un outil de contractualisation électronique, le temps de finalisation et de signature d’un contrat a été réduit de 40%.

Quel projet pour votre secteur d'activité ?

Industrie

Groupe industriel présent dans le monde entier, un de nos clients a lancé la mise en place d’une solution de gestion de contrats et de signature électronique dès le début de la crise sanitaire. En seulement quelques jours, une première phase a été réalisée, avec la mise en place d’une solution de signature électronique pour les documents commerciaux. La seconde phase vient d’être lancée et concerne la gestion du processus d’amendements et de signature des documents internes telles que les rapports annuels de chaque entité.

Sociétés de recrutement/département RH

Avec comme cœur de métier la gestion de contrats employés, le secteur des RH a été impacté directement par cette problématique. Et pourtant, à bureau fermé, certains secrétariats sociaux, agences de recrutement ou départements RH de grands groupes n’ont cessé d’engager et de gérer efficacement des documents administratifs grâce à une solution de digitalisation des contrats complète et sécurisée. Certaines ont mis en place très rapidement une gestion des contrats d’embauche et de leur signature de manière totalement dématérialisée.

Elle dispose d'une interface intuitive avec un tableau de bord donnant un aperçu des tâches à effectuer et un accès rapide aux contrats sur lesquels il travaille. Il utilise un moteur de workflow simple avec une série de fonctionnalités permettant à l'utilisateur d'interagir avec l’ensemble des documents formant le contrat et de les envoyer à des juristes ou des clients pour modification et validation.

Secteur financier

Face à la crise, le secteur des banques et compagnies d’assurance a pu constater rapidement que des domaines dans lesquels les projets de gestion documentaires et de signature électronique étaient aboutis, ont bien accusé le coût. Aujourd’hui, le secteur semble pousser à accélérer leur réflexion sur l’architecture globale de leur gestion documentaire pour garantir la cohérence et l’intégrité des données.

Quel que soit le secteur, les challenges sont les mêmes...

A court terme, il s’agit de gagner de temps tout en assurant une traçabilité irréprochable des documents soumis à signature.

Mais sur le long terme, il s’agit, en optimisant votre organisation interne, de renforcer la confiance de vos clients et partenaires. C’est l’image de professionnalisme, la réactivité et la fluidité dans les échanges avec ceux-ci qui est en jeu.

Une mise en en place rapide et à distance

Contraste mène pour l’instant plusieurs projets de digitalisation de contrats totalement à distance.

Pour répondre aux besoins urgents de nos clients, nous recommandons un déploiement en plusieurs phases. En effet, l’outil de signature électronique Connective est mis en place en seulement quelques jours, sans aucun impact sur les processus de l’entreprise. L’entreprise en retire très rapidement les bénéfices.

L’implémentation de flux automatisés pour la correction et la validation des contrats peut se faire ensuite. Elle peut être également entièrement gérée à distance, même pour les phases d’analyse et de formation.

Pour digitaliser complètement le processus de contractualisation, Contraste a intégré l'environnement Microsoft 0ffice 365 avec la solution eSignature de Connective, grâce à sa propre solution de flux de contrats développée avec son Fast Mobile Development Framework.